Pour gérer facilement vos devis et factures dans le bâtiment, votre compte Extrabat centralise les informations commerciales, les documents et le suivi des chantiers dans un même logiciel de gestion. Vous pouvez y retrouver les dossiers clients, préparer un devis, le transformer en facture et coordonner les interventions, depuis le bureau comme sur le terrain.
Cette centralisation répond à des difficultés concrètes : retrouver la dernière version d’un document, transmettre une consigne à un technicien ou relancer un client sans ressaisir les mêmes données. Pour savoir si Extrabat correspond à votre entreprise du bâtiment, nous vous proposons d’examiner les étapes essentielles :
- accéder à votre espace et sécuriser votre compte client ;
- organiser la gestion de devis et la facturation bâtiment ;
- suivre les interventions, les clients et les documents depuis le terrain ;
- évaluer les modules, le coût et l’accompagnement avant de déployer l’outil.
Un artisan fictif, Julien, nous servira de fil conducteur. À la tête d’une petite entreprise de plomberie, il cherche surtout à passer moins de temps sur l’administratif et à mieux partager les informations entre le bureau et ses techniciens. Son exemple permet de comprendre les usages sans confondre les fonctionnalités disponibles avec les résultats que chaque entreprise peut réellement obtenir.
Extrabat mon compte centralise votre activité
Extrabat est une plateforme de gestion conçue pour les professionnels du bâtiment, notamment les artisans, les TPE et les PME. Elle rassemble des fonctions commerciales et opérationnelles qui, autrement, peuvent se trouver dispersées entre un logiciel de devis, un agenda, une boîte mail et des dossiers papier. L’objectif est de conserver un historique cohérent, depuis le premier contact jusqu’à la facture et au suivi après intervention.
La solution annonce 16 modules et plus de 200 fonctionnalités. Selon la formule choisie et les options activées, l’environnement peut intégrer la gestion des clients, les devis, les factures professionnelles, la planification, le SAV, les échanges par SMS ou courriel, la comptabilité et certaines fonctions de caisse. Il ne s’agit pas nécessairement d’activer tous les outils dès le premier jour : une entreprise gagne souvent à commencer par les tâches qui lui prennent le plus de temps.
Prenons le cas de Julien. Une cliente l’appelle pour remplacer un chauffe-eau. Il crée sa fiche, note l’adresse et les détails de la demande, puis conserve au même endroit le devis envoyé, les échanges et la date prévue de l’intervention. Si la cliente rappelle trois mois plus tard, l’historique évite de reconstruire le dossier à partir de souvenirs ou de messages éparpillés.
La centralisation est particulièrement intéressante quand plusieurs personnes interviennent sur un même dossier. Le secrétariat peut préparer une proposition commerciale, le responsable peut vérifier les conditions et le technicien peut consulter les informations utiles avant de partir. Ce partage réduit les oublis, à condition de définir des habitudes communes : qui met à jour les données, à quel moment et avec quel niveau de détail ? Un logiciel ne remplace pas une organisation claire, il la rend plus visible.
Les métiers du bâtiment ont aussi des besoins spécifiques. Un pisciniste peut suivre une pompe, un équipement de filtration et les visites d’entretien d’un bassin. Un électricien s’intéressera plutôt aux références de matériel, aux installations et aux comptes rendus d’intervention. Les fiches de dossier et les modules spécialisés visent à adapter le suivi à ces réalités, plutôt qu’à imposer un modèle commercial identique à toutes les entreprises.
Les chiffres de diffusion communiqués autour d’Extrabat évoquent plus de 41 000 professionnels utilisateurs et une forte adoption dans les réseaux de pisciniers, jusqu’à 90 % selon les données fournies. Ces indicateurs donnent un aperçu de sa présence sectorielle, sans garantir que chaque fonction conviendra à votre structure. Pour choisir, nous vous conseillons de comparer vos besoins réels à une démonstration des modules, en demandant des exemples correspondant à votre métier.
Le compte Extrabat prend tout son sens lorsque les informations d’un client, d’un chantier et de sa facturation restent reliées dans le temps. Cette base commune facilite ensuite l’accès et le travail quotidien, au bureau comme en déplacement.
Accéder à votre compte Extrabat
Pour vous connecter, utilisez l’accès web officiel fourni lors de la création de votre espace, puis saisissez l’identifiant et le mot de passe associés à votre compte. L’identifiant correspond généralement à une adresse électronique, mais les consignes transmises à l’ouverture de l’accès restent la référence pour votre entreprise. Si vous ne retrouvez plus votre mot de passe, la fonction de réinitialisation proposée sur l’écran de connexion permet de lancer une procédure de récupération.
La création d’un espace professionnel nécessite habituellement des informations sur l’entreprise, comme son nom, son secteur et son numéro SIRET, ainsi que la sélection d’une formule. Un courriel d’activation peut être requis avant la première connexion. Pour éviter une erreur de saisie, nous vous recommandons de vérifier l’adresse utilisée et de conserver les messages d’activation dans un dossier accessible à la personne qui administre les comptes.
Une fois connecté, prenez quelques minutes pour repérer les menus que vous utiliserez régulièrement : clients, devis, factures, agenda et interventions. Ajoutez la page d’accès aux favoris de votre navigateur sur l’ordinateur du bureau et sur votre téléphone professionnel. Ce geste simple limite les recherches, surtout lorsqu’un technicien doit ouvrir un dossier entre deux rendez-vous.
Sur mobile, Extrabat Today permet d’accéder à des informations de terrain et de synchroniser les activités avec l’environnement de gestion. Selon les fonctions disponibles dans votre configuration, un technicien peut consulter son agenda, ouvrir la fiche d’un client, ajouter des photos à un dossier et recueillir une signature électronique sur un document. Il retrouve ainsi des informations utiles sans appeler le bureau pour chaque détail.
La disponibilité hors connexion mérite une vérification lors de la prise en main. Les informations saisies dans certaines situations, comme un rapport d’intervention ou une signature, peuvent être conservées localement puis synchronisées au retour du réseau, selon les fonctions et les réglages de l’application. Avant de compter sur ce mode dans une cave, un local technique ou une zone blanche, nous vous conseillons de le tester avec un dossier non sensible et de vérifier ensuite que les données sont bien remontées.
Pour sécuriser l’accès, chaque collaborateur devrait disposer de ses propres identifiants plutôt que de partager un compte commun. Cette pratique facilite la gestion des départs, le suivi des actions et l’attribution des droits. Prévoyez également une procédure de départ : désactivation des accès, récupération du matériel professionnel et transfert des dossiers en cours vers la personne désignée.
Julien choisit, par exemple, de consacrer quinze minutes le lundi matin à contrôler les rendez-vous et les dossiers de la semaine. Il vérifie les coordonnées, les pièces nécessaires et les consignes d’accès aux chantiers. Cette routine brève évite souvent des appels de dernière minute et donne à chaque membre de l’équipe une vision plus fiable de sa journée.
Un accès bien préparé repose autant sur des identifiants sécurisés que sur des habitudes mobiles testées avant l’urgence. Une fois le compte maîtrisé, le premier gain visible se joue souvent dans la création des propositions commerciales.
Pour visualiser les fonctions proposées et leurs usages, privilégiez les ressources officielles et les démonstrations récentes. Les menus et les possibilités peuvent varier selon votre formule, les options souscrites et les mises à jour de la plateforme.
Créer devis et factures bâtiment
La gestion de devis devient plus fluide quand les coordonnées du client, la description du besoin et les références des prestations sont conservées dans le même dossier. L’utilisateur peut préparer une proposition à partir des informations déjà saisies, puis la transmettre au client selon les possibilités offertes par son compte. Un devis en ligne permet notamment de raccourcir les échanges, à condition que les prix, les quantités et les conditions soient contrôlés avant l’envoi.
Imaginons que Julien réalise une rénovation de salle de bains. Il enregistre la demande, distingue la dépose, la fourniture du matériel et la pose, puis ajoute les éventuelles conditions de déplacement. Cette présentation aide le client à comprendre ce qui est inclus et limite les malentendus. Si le client demande une variante, l’entreprise peut conserver une trace de l’offre initiale et de la version modifiée, au lieu d’écraser les informations sans historique.
Quand le devis est accepté, le passage à la facturation peut s’appuyer sur les données déjà enregistrées. Selon les réglages et les fonctionnalités activées, les acomptes, les situations de travaux, les échéances et les relances peuvent être suivis depuis la même interface. La transformation d’un document en un autre évite une ressaisie intégrale, mais ne dispense pas de vérifier les montants, les dates, les mentions requises et la correspondance avec les travaux réellement effectués.
Cette méthode peut être particulièrement utile aux entreprises qui envoient plusieurs propositions chaque semaine. Un électricien indépendant peut, par exemple, préparer une offre depuis son véhicule entre deux rendez-vous, puis la finaliser au calme avant de l’adresser au client. Les durées varient selon la complexité du chantier et la qualité des tarifs enregistrés : une prestation standard se traite plus vite qu’une rénovation nécessitant des métrés détaillés et plusieurs options.
Les factures professionnelles doivent rester lisibles et cohérentes avec les règles applicables à l’entreprise. Nous vous invitons à vérifier les mentions obligatoires, les modalités de paiement et le traitement de la TVA avec votre expert-comptable ou une source officielle. Un logiciel facilite la production et le classement des documents, mais la responsabilité des informations émises reste celle de l’entreprise.
Pour réduire les erreurs, définissez une bibliothèque de prestations avec des désignations compréhensibles, des unités adaptées et des prix régulièrement révisés. Les équipes peuvent ainsi employer les mêmes formulations. Une revue mensuelle des devis refusés, acceptés et encore en attente aide aussi à repérer les étapes qui ralentissent les décisions : délai d’envoi, manque de précision ou relance tardive.
Les résultats annoncés autour de la solution évoquent des gains de productivité pouvant atteindre 30 % et une réduction de 25 % du temps consacré à la gestion commerciale chez certains utilisateurs. Ces valeurs doivent être considérées comme des retours ou des résultats rapportés, pas comme une promesse applicable à toute entreprise. Pour mesurer votre propre évolution, comparez sur quatre semaines le temps passé à produire les documents, à relancer les clients et à corriger les erreurs, avant puis après le déploiement.
La meilleure automatisation est celle qui retire les ressaisies tout en laissant un contrôle humain sur chaque montant et chaque engagement. Le suivi des documents devient encore plus utile lorsqu’il est relié au planning réel des équipes.
Suivre les clients et chantiers
Le suivi des chantiers ne se limite pas à inscrire une adresse dans un agenda. Il faut savoir qui intervient, à quelle heure, avec quelles consignes et quelles informations le client a déjà reçues. En reliant le calendrier aux fiches clients, Extrabat vise à donner aux équipes un accès rapide aux coordonnées, à l’historique et aux documents associés au rendez-vous.
Pour Julien, une journée peut réunir trois interventions : une recherche de fuite le matin, la pose d’un équipement à midi et une visite de contrôle en fin d’après-midi. Si la durée prévue, l’adresse et le numéro de téléphone apparaissent dans l’agenda, le technicien peut mieux anticiper ses déplacements. Certaines configurations permettent également d’ouvrir les applications de navigation installées sur le téléphone afin de calculer un itinéraire.
Les imprévus restent inévitables dans le bâtiment : une intervention s’allonge, une pièce manque ou un client doit déplacer son rendez-vous. Une planification partagée ne supprime pas ces aléas, mais elle rend leur traitement plus visible. Le responsable peut repérer les créneaux à ajuster, prévenir le client et éviter d’envoyer deux personnes sur la même tâche à la suite d’une mise à jour manquée.
Les photos et les comptes rendus contribuent à la mémoire technique de l’entreprise. Après une réparation, le technicien peut joindre des images au bon dossier et préciser les travaux réalisés, les pièces utilisées ou les réserves constatées. Ces éléments seront utiles lors d’une demande de garantie ou d’un prochain passage, à condition de respecter les règles de confidentialité et de ne photographier que ce qui est nécessaire à l’intervention.
Le module SAV peut structurer les demandes après travaux : date du signalement, équipement concerné, cause supposée, action menée et suite à donner. Dans les métiers de la piscine, l’historique d’une pompe, d’un système de filtration ou d’une pompe à chaleur aide à comprendre les interventions répétées. Dans une entreprise de chauffage ou de plomberie, la même logique peut servir à retrouver les références d’un appareil et les précédentes réparations.
La gestion des clients ne doit pas devenir une accumulation de données sans utilité. Il est préférable de définir quelques champs réellement nécessaires et de les renseigner de façon constante. Une adresse de chantier, un contact disponible, les consignes d’accès et les informations techniques pertinentes rendent service ; des notes imprécises ou obsolètes peuvent au contraire induire l’équipe en erreur.
Pour les activités qui impliquent la manipulation de fluides frigorigènes, des outils tels que C’Fluide peuvent aider à produire et à transmettre certains documents réglementaires. Les règles européennes sur les gaz fluorés ont évolué : il convient donc de contrôler que le module et les procédures de l’entreprise correspondent aux obligations actuellement applicables, plutôt que de se fier à une ancienne référence réglementaire. La validation par la personne responsable de la conformité reste nécessaire.
Un dossier de chantier utile raconte ce qui a été prévu, ce qui a été réalisé et ce qui reste à faire. Une fois ces pratiques posées, l’entreprise peut évaluer le coût de la solution et organiser une adoption réaliste.
Lors d’une démonstration, demandez à voir un scénario complet : création d’un client, planification d’une intervention, ajout d’un compte rendu et préparation du document de suivi. Cette mise en situation révèle mieux les gestes quotidiens qu’une simple liste de fonctionnalités.
Choisir les modules et organiser le déploiement
Le coût d’Extrabat dépend de la formule, du nombre d’utilisateurs et des modules souscrits. Les tarifs communiqués dans les informations disponibles indiquent des offres allant de 39 € HT par mois pour une formule Artisan à 99 € HT par mois pour une formule Premium, avec des niveaux intermédiaires annoncés autour de 49 € et 69 € par utilisateur. Ces montants sont à confirmer auprès de l’éditeur : les conditions commerciales et le contenu des formules peuvent évoluer.
La formule Artisan est présentée comme couvrant des fonctions de base telles que le CRM, les devis, la facturation et l’agenda. Une offre Éco comprendrait les fonctions essentielles sans le module SAV, tandis que Standard l’intègre. Le niveau Premium est associé à des outils tels que le plan de charge et des tableaux de bord avancés. Pour comparer correctement, demandez le prix total correspondant à votre équipe et aux modules dont vous avez réellement besoin, plutôt que de retenir uniquement le tarif d’appel.
Un calcul simple peut aider à la décision. Si un dirigeant et deux collaborateurs passent chacun 30 minutes par jour à recopier des informations ou à rechercher des documents, cela représente 1 h 30 de travail quotidien pour l’équipe. Sur 20 jours ouvrés, le volume atteint 30 heures par mois. Il faut ensuite comparer ce temps au coût de la formule, à la durée de formation et aux éventuels changements d’organisation. Cet exemple sert de méthode d’évaluation, pas de garantie d’économie.
Nous conseillons de commencer par un périmètre limité : par exemple, les nouveaux devis et les rendez-vous à venir. Choisissez une personne référente, importez uniquement les données utiles et faites tester le parcours par un ou deux utilisateurs. Après deux semaines, recueillez leurs retours : quelles informations manquent, quelles étapes sont confuses et quelles fonctions sont réellement utilisées ? Ce retour terrain permet d’ajuster les réglages avant de généraliser l’outil.
La prise en main des tâches courantes peut être rapide pour une équipe déjà organisée. Les fonctions avancées, comme l’analyse de rentabilité, la gestion de stock ou certaines intégrations comptables, demandent souvent davantage de préparation. Une formation structurée peut aider les salariés à adopter des pratiques cohérentes ; vérifiez les modalités d’accompagnement, les conditions de financement par un OPCO et le statut de l’organisme concerné avant d’engager les frais.
Les documents générés par ExtraDoc sont présentés comme un moyen de produire des documents administratifs et techniques sans ressaisir les mêmes éléments. Avant de les utiliser à grande échelle, testez différents cas : devis avec options, compte rendu de visite, bon d’intervention et document de suivi. Une bibliothèque de modèles bien relue améliore l’uniformité, tandis qu’un modèle incorrect peut reproduire la même erreur sur tous les dossiers.
La sécurité et la conformité méritent aussi une vérification lors du choix. Les informations disponibles indiquent un hébergement des données en France et une prise en compte du RGPD. Demandez les éléments contractuels utiles sur l’hébergement, les sauvegardes, les droits d’accès, la durée de conservation et la procédure de récupération des données. L’entreprise demeure responsable de ses traitements et doit limiter la collecte aux besoins professionnels justifiés.
Un déploiement réussi ne dépend pas du nombre de fonctions activées, mais de la capacité de l’équipe à les intégrer dans son travail réel. Comparez les offres sur des scénarios concrets, mesurez vos gains et ajustez progressivement les usages pour faire d’Extrabat un appui quotidien plutôt qu’un outil supplémentaire à alimenter.